4 étapes sont indispensables dans la saisie du dossier d’un patient :
1. Le réceptionniste enregistre l'identité complète du patient qui reçoit automatiquement une identification unique dans le système(ID patient)
2. Le réceptionniste indique dans l'application le service clinique vers lequel le patient doit être affecté. (Création du contact)
3. Au niveau du service clinique où le patient est affecté, on indique ensuite le motifs de contact, c'est à dire les raisons pour lesquelles le patient s’est rendu à l’hôpital avec les symptômes qu'il présente (exemple : fièvre, diarrhée, vomissements, douleur…) Le code ICD-10 qui correspond à la pathologie est choisi dans une liste déroulante.
4. Après que le patient aient été traités par le médecin, la dernière étape est l'enregistrement des diagnostics. Pour la saisie des diagnostics, OpenClinic utilise les 2 classifications internationales CIM-10 et CISP-2. Si on encode plusieurs diagnostics, le degré de certitude permet de faire la différence entre les diagnostics différentiels (« peu sûr ») et le degré de gravité peut aider à voir quel est le diagnostic principal (« grave »)
Ainsi lors d'une prochaine consultation ou hospitalisation du patient à l'hôpital, il peut être retrouvé facilement dans le système.
La recherche des patients se base sur plusieurs critères de recherche qui peuvent être le nom, prénom, date de naissance, ID Nat., patient ID, code archive, ID personne, service et district.
